In het onderzoek, dat Viadesk eenmaal per twee jaar uitvoert onder bedrijven in Nederland, Duitsland en België, wordt medewerkers gevraagd naar hun mening over het papierloze kantoor. Digitalisering van processen, cloud computing en zakelijke software maken het steeds makkelijker en veiliger om zonder papier je werk te doen. Documenten zijn in theorie vanaf elke locatie en op elk apparaat beschikbaar, en samenwerken kan eenvoudig online. Sommige bedrijven zijn al ‘om’ en digitaliseren volledig. Toch lijkt de adoptie van ‘papierloos’ niet in hetzelfde tempo te gaan als de technologische ontwikkelingen. Het papierloze kantoor lijkt vooral iets voor de toekomst te zijn, als het aan de medewerkers ligt. De cijfers van de Nederlander duiden ook op meer ‘papierloos-pessimisme’ ten opzichte van twee jaar geleden, waar Duitsland en België iets positiever zijn geworden.
De resultaten:
Waarom neemt papierloos werken geen vlucht, terwijl de technologie voorhanden is? Heerst er angst bij het management over de veiligheid van gegevens die elders (in de cloud) zijn opgeslagen? Uit recent onderzoek van Gemalto blijkt dat veel bedrijven mobiel werken beperken om security-redenen. Of is de werknemer bang dat digitaal opgeslagen documenten niet altijd vanaf elke locatie toegankelijk zijn?
Volgens professor Theo Thomassen, hoogleraar Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam, zijn de technologie en communicatiegewoonten van medewerkers geen belemmeringen meer voor papierloos werken: "Er zijn goede documentmanagementsystemen; bijna iedereen heeft een tablet en is eraan gewend om bestanden uit te wisselen tussen PC, tablet en smartphone. Toch gaat de overgang van papier naar digitaal niet overal even snel. Organisaties die van papier af willen, richten zich soms nog te veel op het digitaliseren van papier en te weinig op het vervangen van op papier gebaseerde processen door digitale processen. Uiteindelijk zullen alle organisaties er wel aan moeten geloven: globalisering is geen keuze meer en brengt de noodzaak met zich mee om digitaal te communiceren en dus ook digitaal te werken."
Mujibor de Graaf, directeur van Viadesk, vindt de twijfel over de haalbaarheid of wenselijkheid van papierloos ongegrond: "De mogelijkheden zijn er. Met de huidige software kan vrijwel elk bedrijfsproces digitaal worden afgehandeld, inclusief het samenwerken en communiceren met collega’s. Zonder in te boeten aan gebruiksgemak. Denk aan intranet-oplossingen, documentendeel-tools en samenwerkplatforms. Ook op het gebied van veiligheid van gegevens is angst onnodig, zelfs als de data in de cloud is opgeslagen. Moderne SaaS-oplossingen zijn uiterst veilig. Ik denk dat er meer awareness nodig is bij zowel werknemer als werkgever over de voordelen van papierloos werken, waarbij ook de vooroordelen over de nadelen worden weggenomen."
De Pi-Pop is een e-bike zonder de gewone energiecellen. Hij werkt op kracht zonder lithium-ion,…
Straling vanuit de ruimte is een uitdaging voor kwantumcomputers, omdat hun rekentijd beperkt wordt door…
Na meer dan 40 jaar voor KSB te hebben gewerkt, gaat directeur Nico Gitz binnenkort…
3T Electronics & Embedded Systems, onderdeel van de Kendrion Group, heeft een nieuwe locatie in…
Een nieuw huisbeveiligingssysteem schiet indringers de tuin uit met paintballs of traangas. Het is te…
Om ervoor te zorgen dat er steeds meer hernieuwbare waterstof wordt geproduceerd in Nederland en…