Value Engineering geeft snel inzicht in nut van ontwerpkeuzes

Je hebt problemen in je productieproces, de winst staat onder druk of je wilt meer verkopen. Wat doe je dan? Je huurt externe expertise in of je gaat er zelf mee aan de slag. "In beide gevallen liggen er valkuilen op de loer", zegt Hein de Jong van Value FM – Value For Money – als procesbegeleider voor Value Engineering trajecten. "Adviezen over verbeteringen stranden vaak bij de implementatie. Het loopt uit op weerstand bij het management of bij de werknemers. Een organisatie streeft er van nature naar om de huidige situatie in stand te houden. Ook als dat verbeteringen niet mogelijk maakt. We willen een stabiele omgeving zodat we weten waar we aan toe zijn".

"Optimaliseren wat we nu doen. Daar zijn we al sterk in. Maar veranderen betekent dat je iets anders moet aanpakken dan dat je voorheen deed. Anders blijf je efficiënter toch hetzelfde produceren. Om de concurrentie even af te houden kun je prima kosten besparen door taken te schrappen. Je verkoopt er alleen niet meer door. Het is uitstel van executie. Op een gegeven moment is je product end-of-life en raakt het in de decline-fase. Dan moet je innoveren omdat een lagere prijs niet meer helpt. Value Engineering helpt daarbij".

"De methodiek loopt hand in hand met Lean.  Die laatste is voor de meesten wel bekend terrein. Het elimineert vooral onnodige activiteiten tijdens de productie. Value Engineering komt het meest tot zijn recht in de ontwerpfase en gaat in op de waarde van een processtap of ontwerpkeuze. De keuze moet een bijdrage leveren aan de functionaliteit die het eindproduct te bieden heeft tegen concurrerende kosten".

"Innoveren met Value Engineering betekent verandering. Daar is geen ontkomen aan. Het wezenlijke verschil is dat de organisatie de wijzigingen accepteert. De betrokkenen zien er het nut van in. Ze hebben de veranderingen namelijk zelf bedacht!"

Teaminspanning

Een Value Engineering sessie vraagt om een multidisciplinaire teaminspanning. Je doorloopt een stappenplan (zie kader ‘Value Engineering in acht stappen’) dat in een notendop er als volgt uitziet. Met een specifiek uitgangspunt in je achterhoofd – de reden waarom je gevraagd bent om mee te doen – vergroot je samen op een gestructureerde wijze de waarde van een ontwerp. Een product moet bijvoorbeeld twee keer zo lang kunnen meegaan met dezelfde batterij. Na het verzamelen van informatie voer je een functieanalyse uit. Die toont een decompositie van het product en geeft inzicht in wat het te bieden heeft voor een (eind)gebruiker. Daarna bedenk je met het team alternatieven om hetzelfde gedrag op een andere manier mogelijk te maken. Het multidisciplinaire karakter van het team helpt erbij om het vraagstuk vanuit een breed perspectief te bekijken. Niet alleen vanuit de systeemarchitect die het naar eer en geweten zo goed mogelijk wil doen. "Met de gecombineerde expertise aan boord leidt het bijna altijd tot een kostenverlaging of verbetering van de prestatie", stelt De Jong.

"De klantwensen zijn belangrijk tijdens de sessies. De techneut moet vaak hard bijbenen om de daadwerkelijke behoefte te begrijpen. Dat geldt ook andersom. De klant weet niet wat hij kan verwachten op basis van de beperkingen", memoreert De Jong uit voorgaande ervaringen. "Er zit altijd een ongelooflijke kloof tussen beide belevingswerelden. De gelegenheid om met elkaar samen te werken levert daarom effecten op die je eerder niet had. Dus af en toe een hogedrukpan-sessie met je toeleveranciers, eindgebruiker of de verkoopafdeling. Dat levert het echte ‘pull’-mechanisme om kennis op het juiste moment te activeren en niet te verzanden in het sturen van mails over de afdelingen heen."

De teamsessies vinden in enkele dagdelen plaats waardoor het bijna altijd mogelijk is om het gewenste personeel ervoor vrij te maken. "Dat is het leuke van Value Engineering. Het is intensief maar het is voor iedereen duidelijk waar het begint en eindigt. Als medewerker krijg je een platform om gehoord te worden en bepaal je gezamenlijk wat de mogelijke oplossingsrichtingen zijn. Als manager krijg je daarna een duidelijke keuze om mee aan de slag te gaan nadat de besluitvormers hebben aangegeven wat de voorkeur heeft en wanneer welke vervolgstappen te nemen."

Ronde wielen

Value Engineering kan interessant zijn voor bedrijven of afdelingen die ontwerpen of kant en klare (deel)systemen inkopen, maken of onderhouden. "Wees wel kritisch en stel jezelf de vraag of je ronde wielen of iets unieks aan het uitvinden bent. Dat scheelt heel veel", waarschuwt de Jong. "Bij ronde wielen is 80% al wel een keer gedaan alleen heb jij het nog niet. Zorg er voor dat je de kennisdragers in je ontwerpteam betrekt. Hoe eerder hoe beter. Als je een ontwikkeltraject start, steek ook tijd in het organiseren ervan.

Het is de kunst om de kennis bij jou aan tafel zien te krijgen wanneer jij het nodig hebt. Value Engineering helpt daarbij, door het te organiseren en het proces te structureren. Value Engineers regelen het om die specialisten bij elkaar te krijgen. Dat moet je niet aan de specialisten zelf vragen. Zij vinden het vaak onprettig om te doen. De specialisten kunnen daarna samen met anderen op een creatieve wijze het proces of product analyseren. Een gecomprimeerde bezigheid waarmee je de eerste iteratieslagen kunt maken die je anders weken of maanden zouden kosten. Elektronici en softwareprogrammeurs zijn van nature ‘functie denkers’. Ze beschrijven met functionele termen wat het product doet en dan ben je expliciet al met functies bezig. Perfect. Zo heeft alles en iedereen in een value engineering team zijn toegevoegde waarde. Met aandacht voor deze details groeit alles. Ook de waarde van jouw product."

Value Engineering in acht stappen

Value Engineering pas je gestructureerd toe met een stappenplan. De functieanalysefase tot en met de presentatiefase vindt in teamverband plaats: 

• 1. Voorbereidende fase: opstellen van kostenmodellen en het verzamelen van informatie.
• 2. Informatieve fase: vastleggen van uitgangspunten en alle betrokkenen op een gelijk kennisniveau brengen.
• 3. Functieanalyse: Functies bepalen, classificeren en op (financiële) waarde schatten. Welke functies kosten geld maar leveren te weinig of geen toegevoegde waarde aan het product?
• 4. Creatieve fase: Alternatieven genereren voor de dure, onderbelichte of slecht presterende functies.
• 5. Evaluatiefase: Terugbrengen van de hoeveelheid ideeën naar kansrijke oplossingsrichtingen.
• 6. Ontwikkelfase: Uitwerken van de oplossingsrichtingen om de waarde en haalbaarheid te kunnen beoordelen.
• 7. Presentatiefase: Resultaten van ontwikkelfase delen met besluitvormers en de waarde van de oplossingsrichtingen bepalen.
• 8. Rapportage- en implementatiefase: Uitkomsten vastleggen en aangeven hoe verder te gaan.

Wil je meer weten over Value Engineering met praktijkvoorbeelden? Hein de Jong verzorgt samen met Timme Hendriksen namens Value FM op vrijdag 5 oktober  een seminar op de World of Electronics, zaal Mission 1.