17 feb. 1999
2 minuten
Een recent ontwikkeld, informeel vergaderconcept zorgt ervoor dat vergaderingen effectiever, productiever en besluitvaardiger verlopen Het levert bovendien een tijdsbesparing op van zo’n 30%. De basis is een informele vergadercorner waar gemakkelijk gesprekken ontstaan die door de aanwezige interactieve mogelijkheden direct in effectief overleg om te zetten zijn.
Zeven bedrijven hebben zich onder de naam Vergaderkracht verenigd in dit concept, wat aanzet tot gebruik van de vijf zintuigen. Samsung zorgt voor touchscreens, Philips voor adaptief licht, Smit & Dorlas voor goede koffie, Retera Interieurbouw voor de corner, Phonak voor optimaal geluid – ook voor de groeiende groep slechthorenden – en Du Pré/De Klerk voor luchtzuiverende beplanting. Vergaderkracht zorgt voor de juiste training van mensen die het traditionele vergaderpatroon graag willen doorbreken. Alle zintuigen worden gestimuleerd en de training zorgt voor een snelle besluitvorming, onderling begrip, effectiviteit en betrokkenheid. Bovendien maakt deze manier van vergaderen notuleren overbodig.
Aanzet tot dit initiatief is onder meer dat organisaties aantoonbaar beter functioneren bij Informeel overleg, de nieuwe generatie niet anders gewend is en traditionele, ellenlange vergaderingen veel te weinig resultaat opleveren. De nieuwe manier van vergaderen verhoogt de kwaliteit van overleg, maakt notuleren overbodig en bespaart aantoonbaar > 30% tijd en dus geld.
Demoruimte
De bedrijven nodigen geïnteresseerden uit in de onlangs in gebruik genomen demoruimte in Veldhoven. Hier kunnen medewerkers proefondervindelijk vaststellen dat deze manier van vergaderen effectief, productief en resultaatgericht is. Zij kunnen zelf een onderwerp meenemen waarover zij ter plekke met een aantal mensen kunnen vergaderen. Dergelijke vergadercorners zijn in ieder bedrijf op maat te maken, aangezien de markt voor verbetering van de kwaliteit van vergaderingen in Nederland groot is. Net als de wens om in de steeds toenemende hoeveelheid kantoortuinen een uitnodigende ontmoetingsplek te creëren.
Vergadercultuur
Overleg in bedrijven is noodzakelijk maar kost veel tijd en levert niet altijd de gewenste output op. De gemaakte en uitgewerkte notulen worden zelden nog geraadpleegd, onderlinge tegenstrijdigheden verhinderen een directe besluitvorming, er ontstaat onbegrip en mensen raken minder betrokken. In het informele circuit ontstaan vaak wel goede gesprekken en komen mensen sneller en beter tot elkaar. Om deze informele gesprekken actief te benutten en vanuit de overtuiging dat de informele organisatie succesvoller functioneert dan de formele, is Vergaderkracht ontstaan. Het is belangrijk de heersende vergadercultuur te doorbreken. Dit kan door middel van korte trainingen die alle deelnemers -ook de volgers en de zwijgers met goede ideeën- actief laat deelnemen.
Anderen lazen ook
