12 tips voor en door preventiemedewerkers

Tijdens vier bijeenkomsten (april-mei 2016) spraken in totaal bijna 100 preventiemedewerkers met elkaar over adviseren en samenwerken met de OR, directie en andere medewerkers. Hieronder de beste 12 tips die de preventiemedewerkers elkaar gaven.
 
1. Ik weet niet waar ik moet beginnen.
Tip: Door het inventariseren van de risico’s in de organisatie met behulp van de RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie) ontstaat een helder beeld van de aandachtspunten. Daaruit volgt een Plan van Aanpak waarin al een prioritering is aangegeven. In sommige gevallen kan het handig zijn om eerst iets te kiezen wat snel tot resultaat leidt. Na een succes zal het gemakkelijker zijn om draagvlak te krijgen voor een actie die meer voeten in aarde heeft. Ben je een startende preventiemedewerker? Download dan gratis de Snelstartgids voor Preventiemedewerkers.
 
2. We hebben een nieuwe organisatie met nieuwe teams. Iedereen is druk bezig met het opstellen van doelen. Daardoor hebben ze nu geen tijd voor arbo.
Tip: Bedenk je dat ‘het juiste moment’ nooit gaat komen. Sluit juist nu aan! Alles wordt nog gevormd, dus dit is het moment om veilig en gezond werken een vast onderdeel van het werkproces te laten worden. Sluit aan bij wat er speelt en denk vooruit.
 
3. Ik heb te weinig kennis over bepaalde zaken om een goed advies te geven.
Tip: Je kunt niet alles weten en het is ook niet nodig om je in alles te verdiepen. Hier zijn externe deskundigen voor. Het advies aan de directie of de OR is dan ook om deskundigheid in te huren. Weet je niet welke deskundige jouw vraag kan beantwoorden? Kijk dan op www.arbodeskundigen.inpreventie.nl.
 
4. Soms blijven zaken maar liggen of krijg ik de juiste mensen niet overtuigd.
Tip: Je wilt veel dingen oplossen, maar je moet ook keuzes maken: kies haalbare doelen.

5. Het MT heeft een andere agenda dan de werkvloer en ook de OR kijkt weer anders naar zaken.
Tip Zoek bondgenoten bij de OR en het MT en benadruk de gezamenlijke belangen. Bij het MT draait het vaak om kosten. Sluit aan bij de agenda van het MT en geef aan welke kosten bespaard kunnen worden door preventieve maatregelen.

6. Ik mis een gesprekspartner waarmee ik eens even goed kan sparren.
Tip: Het is nuttig om eens in de 2 maanden gesprekken met preventiemedewerkers uit de omgeving te hebben. Zet een soort netwerkje op en ga eens bij elkaar langs. Dan kun je tips en ideeën uitwisselen en eventueel samenwerken. Op www.inpreventie.nl kun je ook vragen stellen. Of wordt lid van de beroepsvereniging van de preventiemedewerker. Zie http://www.bvaa.nl

7. Ik krijg het niet voor elkaar om alle verschillende partijen in de organisatie op één lijn te krijgen.
Tip: Ontwikkel een gezamenlijke visie op veilig en gezond werken door een keer bij elkaar te gaan zitten. Daardoor kom je uit de rol van boodschapper en kom je tot gedeelde doelstellingen.

8. Na gesprekken gebeurt er vervolgens niets
Tip: Leg afspraken duidelijk vast: wie gaat wat doen en wanneer is dat af? Wat er gedaan moet worden, wordt meestal wel goed vastgelegd, maar zorg dat de wie (één concrete persoon, dus niet ‘de OR’, maar ‘Piet van de OR’) en de wanneer (concrete datum, dus niet ‘tweede kwartaal’, maar ‘1 mei’) ook duidelijk zijn.

9. Probleemstelling De werkgever kijkt vooral naar de kosten.
Tip: Bereken naast de kosten ook de baten van een actie. Reken eens voor wat verzuim kost en welke besparingen dat dus kan opleveren als het verzuim kan worden gereduceerd.

10. Soms is het niet duidelijk of een probleem individueel is, of een structureel bedrijfsprobleem (bijvoorbeeld bij werkdruk).
Tip: Gebruik samen met medewerkers de Fine & Kinney methode om bepaalde zaken duidelijk te maken en de prioriteiten helder te krijgen.

11. Tijdens een bijeenkomst die ik had georganiseerd kwamen er vragen over zaken waar we helemaal niet voor bij elkaar waren. Ik was daar niet op voorbereid en kon de vragen daardoor niet beantwoorden. De deelnemers waren teleurgesteld.
Tip: Zorg dat je vooraf al goed aangeeft wat het doel van de bijeenkomst is en wat men van de bijeenkomst kan verwachten. Daardoor kunnen verrassingen worden voorkomen. Als je geen antwoord weet op een vraag, geef dan aan dat je er snel op terugkomt, bijvoorbeeld per email.

12. Ik vind het lastig om de arbo-onderwerpen af te bakenen en dan goed te adviseren.
Tip: Beperk je tot 5 sheets, waarin je het onderwerp kort en krachtig neerzet. Dit dwingt je om keuzes te maken. Je kunt soms ook andere terreinen gebruiken om iets wat arbo-gerelateerd is voor elkaar te krijgen. Als er bijvoorbeeld gekeken wordt naar nieuwe werkmethoden om de productie te verhogen, kan tegelijkertijd een slag worden gemaakt in veilig werken. Prioriteren is wel belangrijk.

Bron: website van InPreventie